PMOの会議運営は、日程調整だけの仕事ではなかった

PMO案件を見ていると、「会議運営」という言葉をよく見ます。

進捗管理。
課題管理。
資料作成。
関係者調整。
そして、会議運営。

求人票や案件情報では、当たり前のように並んでいる言葉です。

以前の私は、会議運営という仕事をそこまで深く考えていなかったかもしれません。

会議の日程を調整する。
参加者を集める。
議題を用意する。
議事録を書く。

そのくらいのイメージでした。

もちろん、それも会議運営の一部です。

ですがPMO案件を見続けているうちに、会議運営は思っていたよりも重い仕事なのではないかと感じるようになりました。

会議を開くことではなく、会議を通じてプロジェクトを前に進めること。

そこまで含めて、会議運営なのだと思います。

会議は開けばいいわけではない

仕事をしていると、会議はよくあります。

定例会。
進捗会議。
課題確認会。
顧客報告会。
チーム内ミーティング。

プロジェクトが大きくなるほど、会議の数も増えます。

ただ最近思うのは、会議は開けばいいわけではないということです。

何のために集まるのか。
何を確認するのか。
何を決めるのか。
誰が参加する必要があるのか。
会議が終わった後、何が前に進んでいるべきなのか。

ここが曖昧なまま会議を開くと、ただ時間だけが過ぎていきます。

会議を設定するだけなら、予定表に登録すればできます。

ですが、PMOとして会議に関わるなら、それだけでは足りません。

その会議が何のためにあるのか。

終わった時に何が整理されているべきなのか。

そこまで見ておく必要があるのだと思います。

議題を作ることは、会議の目的を決めること

会議運営で大事なのは、議題です。

議題が曖昧だと、会議も曖昧になります。

たとえば「進捗確認」とだけ書かれていても、実際には何を確認するのかが見えません。

遅れているタスクを確認するのか。
今週の作業予定を共有するのか。
課題になりそうな点を拾うのか。
判断が必要な項目を確認するのか。

同じ進捗確認でも、目的によって話す内容は変わります。

議題を作るというのは、単に会議のタイトルを書くことではありません。

その会議で何を扱うのかを整理することです。

誰に何を聞くのか。
どの資料を見れば判断できるのか。
どこまで決めれば会議として意味があるのか。

そこを事前に考えておかないと、会議は流れに任せるだけになってしまいます。

これは地味ですが、かなり大事な仕事です。

決まらない会議は疲れる

これまで仕事をしてきた中で、会議が終わっても何も決まっていない、という場面はありました。

話はたくさんした。
意見も出た。
資料も見た。

でも結局、誰が何をするのか分からない。

いつまでに確認するのか決まっていない。

次に何をするのか曖昧なまま終わる。

こういう会議は、かなり疲れます。

時間を使ったのに、前に進んだ感覚が残りません。

もちろん、すべてをその場で決められるとは限りません。

判断に必要な情報が足りないこともあります。
関係者の確認が必要なこともあります。
その場では結論を出せないこともあります。

それでも、何が決まって、何が決まらなかったのかは明確にしておく必要があります。

決まったこと。
決まらなかったこと。
次に確認すること。
誰が持ち帰ること。
期限を決めるべきこと。

PMOとして会議に関わるなら、会議の中で出た話をこうした形に整理する必要があります。

そこが、会議運営の重さなのだと思います。

議事録はただの記録ではない

会議運営とセットで出てくるのが、議事録です。

議事録というと、話された内容を記録するものだと思われがちです。

もちろん記録は大事です。

ですがPMOの仕事として見るなら、議事録は単なるメモではありません。

何が決まったのか。
誰が何を担当するのか。
期限はいつなのか。
どの課題が残ったのか。
次回までに何を確認するのか。

そうしたものを整理して残すことで、会議の後に人が動けるようになります。

つまり議事録は、過去の記録であると同時に、次の行動を作る資料でもあるのだと思います。

この見方をすると、議事録を書く仕事もかなり重く見えてきます。

ただ発言を並べるだけでは足りません。

会議の結果として、何が次につながるのか。

そこを残して初めて、議事録がプロジェクトを動かす資料になるのだと思います。

会議では、話されなかったことも見る必要がある

会議で難しいのは、話されたことだけを拾えばいいわけではないことです。

誰も触れていないけれど、本当は確認すべきことがある。

参加者の間で、前提がずれている。

ある人は決まったと思っているけれど、別の人はまだ未確定だと思っている。

そういうこともあります。

会議の場では、声が大きい人の話が中心になることがあります。

逆に、重要なことを知っている人があまり発言しないこともあります。

PMOとして会議に入るなら、話された内容だけでなく、話されなかったことにも注意する必要があるのかもしれません。

これはかなり難しいです。

でも、そこを見落とすと、後で認識のズレが出てくることがあります。

会議運営には、発言を追う力だけではなく、場の違和感を見る力も必要なのだと思います。

会議運営には準備が必要

会議は、始まってからが本番のように見えます。

でも実際には、始まる前の準備がかなり大事だと思います。

資料はそろっているか。
議題は明確か。
参加者は合っているか。
前回の宿題は確認されているか。
今回決めるべきことは何か。
報告だけで終わる会議なのか。
判断が必要な会議なのか。

こうした準備がないと、会議はその場の流れに任せることになります。

もちろん、すべてを完璧に準備できるわけではありません。

現場では急な変更もあります。
資料が間に合わないこともあります。
予定していなかった課題が出ることもあります。

それでも、何を目的に集まるのかだけは整理しておいた方がいい。

PMOの会議運営は、会議中の司会だけでなく、会議前の段取りも含めた仕事なのだと思います。

会議後の動きまで見ないと終わらない

会議運営は、会議が終わったら終わりではありません。

むしろ会議後が大事です。

議事録を送る。
決定事項を共有する。
宿題を担当者に確認する。
次回までの期限を見る。
課題管理表に反映する。
必要なら関係者に追加確認する。

会議で出た話を、実際の行動につなげる必要があります。

ここが抜けると、会議はただの会話で終わります。

会議で話した内容が、タスクや課題に落ちていない。
誰も追っていない。
次回また同じ話をする。

こうなると、会議の意味が薄くなります。

PMOが会議運営を担当するなら、会議後の動きまで見届ける必要があるのだと思います。

会議は、その時間だけで完結するものではありません。

会議前の準備、会議中の整理、会議後の行動。

その一連の流れをつなぐことが、会議運営なのだと思います。

介護職で感じた「申し送り」と少し重なる

介護職を経験したことで、情報を引き継ぐことの重要さも感じました。

介護の現場には、申し送りがあります。

利用者さんの状態。
前回からの変化。
注意すべき点。
次の人が知っておくべきこと。

それらがうまく伝わらないと、次の対応に影響します。

もちろん、介護の申し送りとITプロジェクトの会議運営は別のものです。

ですが、必要な情報を次の人に渡すという意味では、少し重なる部分もあるように思います。

情報が整理されていないと、次の人が困ります。

曖昧なまま伝えると、現場でズレが出ます。

この感覚は、PMOの会議運営を見るうえでも少し影響している気がします。

会議運営も、ただその場で話を終える仕事ではありません。

次に動く人が困らないように、情報を整理して渡す仕事でもあるのだと思います。

会議運営は、地味だけど現場を動かす

会議運営は、目立つ仕事ではないかもしれません。

派手な成果にも見えにくいです。

しかし、会議がきちんと機能していないと、プロジェクトは止まりやすくなります。

決めるべきことが決まらない。
課題が放置される。
進捗の遅れが見えない。
担当者が曖昧になる。
同じ話を何度も繰り返す。

そうしたことが積み重なると、プロジェクト全体に影響します。

だから会議運営は、単なる事務作業ではありません。

現場を前に進めるための、かなり重要な仕事なのだと思います。

PMO案件を見ていると、会議運営という言葉はよく出てきます。

以前なら、軽く読み流していたかもしれません。

でも今は、その言葉の裏にある重さを少し感じています。

おわりに

PMOの会議運営は、日程調整だけの仕事ではありませんでした。

会議を開くこと。
議事録を書くこと。
司会をすること。

それだけでもありません。

何を決める会議なのか。
何が決まったのか。
何が残ったのか。
誰が何をするのか。
次に何を確認するのか。

それを整理し、会議後の行動につなげること。

そこまで含めて、会議運営なのだと思います。

転職活動はまだ途中です。

PMOとしてどこまで通用するのかも、まだ分かりません。

ただ、会議運営という仕事を軽く見ないこと。

それは48歳で転職市場へ戻る今、かなり大事な観測なのだと思います。

この記事は「48歳、転職市場へ戻る」シリーズの追加記事です。

前の記事では、PMOに必要なコミュニケーション力について書いています。

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